Cette page fournit un sommaire des éléments informatiques utilisés par l'APDF. Il y a des documents spécifiques qui entrent dans les détails et ceux-ci seront référencés sur cette page.

Domaine

L'élément de base du côté informatique est le nom de domaine, i.e. domaineforest.com. Il y a des firmes spécialisées pour la gestion des noms de domaine. Pour l'APDF, namecheap est utilisé. En plus de gérer le nom du domaine, cette firme offre divers plans, e.g. courriels et hébergement de site web. Avec la refonte du site web en 2026, la gestion des courriels est le seul élément qui a de l'intérêt pour l'Association.

Des courriels sont typiquement créés pour chaque membre du conseil d'administration, e.g. prenom@domaineforest.com. Cela se fait directement sur la plateforme de namecheap. Tout courriel envoyé à info@domaineforest.com est redirigé à un courriel gmail, i.e. domaine.forest@gmail.com. La plateforme permet encore de faire cette configuration en utilisant un outil connu sous le nom de cPanel qui est accessible à partir de la page d'accueil de namecheap.

Il y a deux sections d'intérêt dans le cPanel, soit Email (Email Accounts / Forwarders) et Domains (Zone Editor). 

La gestion des courriels est relativement simple sous Email Accounts. Typiquement la taille des boîtes courriels est un élément à suivre. Toutefois la configuration est que toutes les boîtes ont une taille illimitée. La redirection est géré par Forwarders. Il suffit de spécifier l'adresse sous domaineforest.com vers un autre courriel.

La section Domains est plus délicate à gérer. Il s'agit de la configuration DNS (Directory Name Service) pour le domaine. Ce service permet de traduire une adresse IP (e.g. 162.254.39.25) en un nom plus facile à se rappeler, e.g. domaineforest.com. Il s'agit d'un dictionnaire qui permet de savoir où aller sur l'internet quand quelqu'un tape membres.domaineforest.com dans un fureteur. Il faut donc faire attention quand on change un élément avec le Zone Editor. Pour éviter les problèmes, une copie de sauvegarde devrait être fait avant chaque changement. La configuration est dans le répertoire Informatique sous Google Drive de l'Association.

Comptes Google

Il y a deux comptes, i.e. domaine.forest@gmail.com et domaine.forest.tennis@gmail.com. Le premier est le compte principal qui lie tous les services principaux (courriels, contacts, calendrier évènements, site web, gestion des fichiers, tableau de bord). Le second sert exclusivement à la gestion du calendrier du tennis/pickleball. Ce calendrier est partagé avec le compte principal.

domaine.forest

• Courriels (mail.google.com)

Le compte gmail est associé à un membre du conseil. Toutefois les autres membres du conseil ont la possibilité d'y accéder grâce à la délégation d'accès. Ainsi tout le monde peut lire, composer et répondre aux courriels.

• Contacts (contacts.google.com)

Les contacts servent principalement aux envois de masse (e.g. libellés membres réguliers et membres privilèges). Dans gmail, il est possible de référer à ses libellés. Le registre des membres est utilisé pour peupler les contacts.

• Calendrier évènements (calendar.google.com)

Ce calendrier est utilisé par le site web des membres. Il est partagé avec tous les membres du Domaine Forest. Les membres peuvent uniquement voir les évènements, i.e. les évènements ne peuvent pas être modifiés par les membres.

• Sites web (sites.google.com)

Il y a trois sites web, i.e. www.domaineforest.com, membres.domaineforest.com et operations.domaineforest.com. Le site web public www est accessible à tous. Le site membres est réservé aux membres du Domaine Forest qui ont un courriel gmail ou un courriel lié à compte Google. Finalement le site operations est limité aux membres du CA et à quelques bénévoles. En général, seulement les membres du CA et quelques bénévoles peuvent modifier les sites.

Il y a un guide de mise à jour pour le site web, ainsi que quelques notes qui couvrent des éléments cités plus haut. Finalement il y a aussi un document qui explique comment obtenir une adresse courriel gmail ou de lié un courriel à un compte Google.

• Gestion des fichiers (drive.google.com)

Les fichiers principaux de l'Association sont sous drive. L'accès est donné par répertoire.

Suite à la refonte du site web et quelques éléments informatiques (juin 2026), il y a deux répertoires importants, i.e. ADMINISTRATION/REGISTRE DES MEMBRES et INFORMATIQUE. Le répertoire INFORMATIQUE contient les informations à propos du site web, du tableau de bord, de l'infrastructure du Domaine (canalisation) et la configuration informatique en général.

• Tableau de bord (datastudio.google.com)

Le tableau de bord permet de visualiser certaines données du registre de membres et du calendrier de tennis/pickleball. Le tableau de bord est uniquement accessible aux membres du CA. Ce tableau est mis à jour automatiquement dès qu'il y a une mise à jour du registre et à chaque matin pour le calendrier.

Un autre tableau de bord permet la consultation de la fiche d'un membre. Dans le site web, un membre peut consulter sa fiche. Le tableau de bord est filtré en utilsant le courriel du membre. Le registre des membres a un onglet qui contient l'information du membre ventilé par les courriels des membres.

domaine.forest.tennis

Avec la refonte du site web (juin 2026), la stratégie était d'avoir un calendrier partagé à partir du compte principal (domaine.forest@gmail.com). Cette approche n'a pas fonctionné car certaine personnes ne réservaient pas dans le calendrier partagé mais dans leur propre calendrier. Cela amenait à des situations où une même période de jeu était "réservée" par deux personnes. De plus, il n'était pas possible d'appliquer des restrictions sur le calendrier partagé car cette fonctionnalité est uniquement disponible sur le calendrier principal.

Il a donc été décidé de créer un compte dédié uniquement utilisé pour son calendrier. Le calendrier principal est partagé avec les membres du Domaine uniquement en visibilité. Le calendrier est configuré avec une plage de réservation.

Une plage de réservation permet de spécifier les options de réservations, e.g. durée des plages (e.g. 1 heure), message d'accueil, etc.

Il y a des plateformes spécialisées mais elles sont payantes. L'approche actuelle est moins configurable mais elle est gratuite.

• Lien avec le tableau de bord

Tel que mentionné plus haut, il y a un tableau de bord qui montre les informations à propos du tennis/pickleball. Le tableau de bord a besoin d'une source de données, e.g. une feuille de calcul Google Sheets. Il faut bâtir cette feuille de calcul. Un script LireCalendrier (AppsScript) lit le calendrier et bâtit un chiffrier Sheets qui est partagé avec le tableau de bord.

NOTE : Pour initialiser le chiffrier, on utilise les données du premier calendrier qui a été proposé.

Formulaire

La plateforme web3forms est utilisée pour le formulaire Nous Joindre sur le site public. Cette plateforme est utilisée car les formulaires de Google ne sont pas pratiques. web3forms est gratuit s'il y a moins de 250 formulaires utilisés par mois. Les formulaires soumis se retrouvent sous le libellé Notifications dans le compte principal.